CAHIER DES CHARGES

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Il est important que l’équipe locale (les « combinaisons rouges ») soit structurée avec des responsables identifiés a minima pour les fonctions clés suivantes :

  • un(e) directeur/directrice de commission (point d’ entrée des Chevaliers du ciel et coordinateur local, chef de projet), 
  • un(e) responsable du projet avec les enfants,
  • un(e) responsable logistique
  • un(e) référent écoresponsabilité

 

DATES DU TOUR AÉRIEN

Possibilité d'accueillir le tour entre le vendredi 30 mai et le samedi 7 juin 2025. La date exacte de votre étape (jour J) vous sera communiquée par l’organisation Rêves de gosse en fonction du circuit retenu. Indiquer en amont si des manifestations locales importantes sont prévues à ces dates.

 

CANDIDATURES

  • Envoi du dossier de candidature avec l’autorisation écrite du gestionnaire du terrain.
  • Les organisations accueillantes sont sélectionnées en fonction de différents critères : dossier transmis, originalité et qualité du projet envisagé, viabilité projet et équipe, implication et motivation, organisation envisagée, ...
  • Date limite de réception des dossiers des organisations candidates : 15/06/2024.

 

ACTION ENFANTS ET PROJET PÉDAGOGIQUE
Dans un esprit d’acceptation des différences et d’inclusion

 

  • Constituer une commission pour élaborer un projet pédagogique commun aboutissant à des « actions remarquables », ayant pour but de motiver une population d'enfants aux parcours « extraordinaires » (en situation de handicap, malades, situation sociale) et aux parcours « ordinaires » à se rencontrer plusieurs fois dans l’année.
  • Dans ce cadre, la ville étape sera amenée à recruter via les institutions spécialisées, écoles, structures médicales…, 150 enfants (minimum) à 170 enfants (maximum) dont environ 2/3 aux parcours extraordinaires et à coordonner les projets pour les enfants en liaison avec leurs éducateurs, enseignants, encadrants, … La tranche d’âge conseillée pour les enfants est de 6 à 14 ans.
  • Une fois le projet local défini, la ville étape communiquera le descriptif et contenu du projet local ainsi que le calendrier prévisionnel des différentes rencontres prévues (avant le 15/12/24).
  • RÊVES DE GOSSE offrira à chaque étape une journée magique aux enfants concernés : animations village, tour d’avion, goûter, photo et diplôme
  • Les réalisations liées à ces projets devront être mises en valeur par l’équipe locale le jour J (tente, village, …) et également en amont du jour J.
  • Collecter en amont les documents requis (J-30 au plus tard) : autorisations parentales pour tous les enfants & droit à l’image, certificat médical pour les enfants en situation de handicap.
  • Envoyer la liste des enfants (NOM en MAJUSCULE, prénom en minuscule, institution) sous format Excel avant le 15/03/2025 en vue de la réalisation des badges (carte d’embarquement nominative fourni en amont par Les Chevaliers du ciel) et remis le jour J par l’organisation locale aux enfants concernés par le projet.
  • Coordonner en amont et organiser la venue des enfants et de leurs encadrants dans de bonnes conditions pour le jour J : accueil, réduction de l’attente : consignes de bien profiter du village pour les enfants, préparer les groupes pour ordres de passage, remise t-shirts, casquettes…


LOGISTIQUE JOURNÉE


Les Chevaliers du ciel restent les maîtres d'oeuvre dans le déroulement de la journée : respecter les consignes de la journée type, s’adapter le cas échéant aux variantes en coordination avec l’organisation (météo, sécurité, évènements imprévus, …)


  • Prévoir un Point d’Alerte et de Premier Secours (PAPS) : 2 secouristes et leur matériel à installer dans 1 véhicule ou 1 tente (non fournie par CDC) ou dans 1 local aérodrome à proximité immédiate du village (réservation verrouillée à J-60).
  • Le PAPS doit être complété par un médecin (bénévole si possible) inscrit au Conseil de l’Ordre, couvert par son assurance professionnelle (nom/prénom/tél à communiquer à J-60).
  • Suivre les éventuelles consignes  sanitaires communiquées par l’organisation RDG. 
  • Prévoir l'accueil des organisateur Chevaliers « bleus ciel » et leur donner les moyens de travailler dans de bonnes conditions : selon configuration des lieux, mise à disposition de 3 bureaux réservés (direction des vols, communication et équipe d’animation pour se changer)
  • Prévoir un lieu de réception d'au moins 200 personnes sur la plate-forme ou à proximité pour le goûter des enfants en cas de mauvais temps (hangar…). 
  • Prévoir 2 modules toilettes dont 1 PMR à proximité du village (réservation verrouillée à J-60).
  • Prévoir un chariot ou remorque pour le fret (20m3 : sacs et cantines) depuis le parking avion jusqu’au village ; zone sacs sous hangar ; si l’avion de transport de l’armée de l’air (CASA) ne peut se poser, prévoir la logistique routière pour fret et passagers (env. 20 p).
  • Préparer et communiquer le "QUI FAIT QUOI" le jour J (planning horaire et affectation des participants)
  • Installer 60 chaises et 30 tables pour le briefing du lendemain matin J+1 (aérogare, hangar).
  • Prévoir en local 2 personnes minimum présentes jusqu’au départ du dernier avion (J+1).


NB : la ville étape de départ et certaines étapes à configuration particulière pourront être impactées différemment à J-1 ou J-2 (éléments détaillés sont précisés au séminaire ou par la suite selon les cas)


TRANSPORT


  • Assurer les différents transports nécessaires des équipages (2 bus de 50 places obligatoires) permettant le respect des horaires prévus (J et J+1) entre terrain, hôtels, lieux de repas (réservations verrouillées à J-60)
  • Partenariats nationaux éventuels (à préciser au séminaire ou par la suite): mise à disposition de véhicules pour l’organisation nationale ou locale, clés à récupérer en local.

 

HÉBERGEMENT 


L 'hôtellerie est gérée et prise en charge par l'association Les Chevaliers du ciel mais la ville étape sera sollicitée pour des contacts locaux ou des conseils liés à sa connaissance du territoire en vue d’optimiser la logistique et les coûts associés.

 

VILLAGE (cf cahier des charges spécifique)

ouverture au public de 13h30 à 18h

 

  • Mise à disposition d'un emplacement pour le village Rêves de gosse (50mx40m) suivant le plan transmis
  • Prévoir barrières, alimentation électrique, extincteurs, lests éventuels, eau pour toutes les personnes présentes… tables et chaises, sacs poubelles selon cahier des charges : pour la partie locale, le village doit être en place dans sa totalité pour 10h au plus tard (jour J), les réservations verrouillées à J-60.
  • Prévoir 3 personnes pour aider au montage le jour J matin (7h) et soir (vers 17h30) ; 
  • Prévoir douche à proximité pour notre prestataire village et ses monteurs de tentes. 
  • Prévoir la présence du responsable logistique du village à l’arrivée du premier avion (entre 10 et 11h).
  • Contacter le CIRFA régional (selon consignes données par RDG) pour le véhicule sonorisé de l'Armée de l'Air si disponible le jour J sinon prévoir la mise en place d'une sonorisation adaptée au village (animation éventuelle à soumettre).


LIEUX ET RESTAURATION 


  • Les lieux prévus pour la restauration (terrain le midi et salle unique le soir) doivent être validés par Les Chevaliers du ciel. L’unicité de lieux est à privilégier dans le but d’optimiser les déplacements et le respect des horaires prévus (repos des équipages).
  • Assurer la réception des équipages (120 à 130 personnes), des invités et de votre équipe locale concernée : restauration midi et soir, fourniture/installation des tables et chaises (différentes de celles du village) le midi (prévoir 200 places assises), couverts, boissons et café compris, alcool interdit le midi, (être à 20h à table le soir) en mettant en valeur les produits de la région. Pot de l’amitié souhaité lors des remerciements (vers 18h).
  • La restauration de la caravane RÊVES DE GOSSE est à la charge des villes étapes mais les Chevaliers du ciel et leurs partenaires mettent en œuvre des solutions d’appui pour le repas du midi lorsque cela est possible (fournitures, préparation, mise en œuvre, services des repas midi par des restaurants d’application de la PJJ), les éléments détaillés sont précisés au séminaire ou par la suite selon les cas.
  • Apporter une vigilance particulière au respect de la chaîne du froid et remise éventuelle en température selon les menus.
  • Intégrer autant que possible l'écoresponsabilité dans les différentes démarches (tri des déchets, couverts réutilisables, …).

 

AÉRONAUTIQUE


  • Le terrain d’aviation pressenti devra être validé par le directeur des vols et devra comporter un poste de ravitaillement en carburant aéronautique.
  • Obtenir un courrier d’accord du gestionnaire de l’aérodrome pour accueillir l’opération RÊVES DE GOSSE et confirmer la gratuité des taxes et redevances aéroportuaires pour tous les aéronefs.
  • Contacter l’aéroclub local afin de lui présenter votre candidature et envisager son appui et soutien logistique (hangar, salles pour l’organisation, etc..)
  • Accueillir les organisateurs lors de la reconnaissance en avion quelques semaines avant le tour (en général fin mars/début avril)
  • Assurer le gardiennage (professionnel avec maître-chien) des avions de 19h00 (J) à 8h00 (J+1)
  • Envoyer un plan de masse récent du terrain au responsable village (avant le 15/12/24)
  • Respecter les consignes de sécurité et de sûreté communiquées par l’organisation RÊVES DE GOSSE
  • Prévoir une extension RC pour la manifestation au sol (l'assurance pour la partie aéronautique est gérée par les Chevaliers du ciel)
  • Un courrier (modèle fourni) devra être envoyé à la mairie(s) concerné(e)s avec copie au SDIS et au SAMU afin de les informer de cette journée et de ses aspects aéronautiques (au plus tard à J-45).


ÉCORESPONSABILITÉ 


  • Prise en compte et intégration de notre démarche écoresponsable.
  • Proposer des projets écoresponsables aux enfants, mettre en place des démarches de tri sélectif (jour J, en amont, …)
  • Promouvoir l’économie circulaire, bannir l’usage unique, rechercher des partenariats associés.


COMMUNICATION

 

  • Suivre et respecter l'intégralité de la communication (de l’année) de Rêves de gosse (charte graphique, affiches, t-shirts, combinaisons, casquettes, sacs, …).
  • L’organisation accueillante devra convier les autorités locales, la presse & les médias locaux et présenter son action avant et le jour de l’étape, prévoir un point presse le jour J à 11H30.
  • Fournir la liste des officiels et médias impliqués (à J-30 au plus tard).
  • Collecter et transmettre à Rêves de gosse l‘intégralité des documents de communication : vidéo, articles de presse au fur et à mesure des rencontres.
  • Mise en œuvre de la journée rosiers commune en mars 2025 en impliquant les enfants et en prévoyant une communication locale.


RÉUNIONS ET FORMATION


  • Les responsables (directeur de commission, responsable logistique, projet enfants, …) de chaque organisation accueillante participeront obligatoirement au séminaire de formation qui aura lieu les 14 et 15 septembre 2024.
  • Des réunions en visioconférence (au moins 4) seront organisées régulièrement, représentation obligatoire de toutes les villes étapes. 
  • Présence obligatoire au lancement officiel du tour à Paris (vendredi 4 avril 2025, à partir de 17h) avec présentation de l’action pour les enfants sur un document Powerpoint selon un modèle fourni.


ENGAGEMENT, BUDGET, PARTENARIATS 


  • Contribution aux frais d’organisation par l’achat du « pack organisation » (à 2900 € pour 2025 : 1450€ au 15/12/24 et 1450€ au 15/04/25) comprenant notamment : village, animations, 2 tentes 5mX5m, tours d’avion, 8 combinaisons rouges, 100 invitations, 50 affiches Rêves de gosse,1 casquette et 1 tee-shirt par enfant, document « Vademecum », remise des photos prises par notre photographe  lors de l’étape. 
  • Possibilité de repiquer 5 (au maximum) de vos logos de sponsors en quadrichromie sur les t-shirts, sous réserve de les fournir dans les délais requis.
  • Un protocole d’accord définitif, reprenant le cahier des charges et les préconisations pratiques sera signé par l’organisation locale accueillante et l'association Les Chevaliers du ciel dès que la candidature de l’organisation accueillante sera retenue. Ce document formalise les engagements respectifs. L'association Les Chevaliers du ciel n’est pas censée pallier à un quelconque manquement de l’organisation locale accueillante sous contrat.
  • L’organisation locale accueillante veillera à ne pas concurrencer les partenaires nationaux de RÊVES DE GOSSE dans le cadre de sa recherche de partenaires locaux. En cas de doute, il conviendra de nous interroger afin de trouver les meilleures solutions respectueuses de toutes les parties prenantes.

Votre contact >>

Jean-Charles callo

Responsable villes étapes

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