INFORMATIONS POUR LES VILLES ÉTAPES

1/ PRINCIPES GÉNÉRAUX 

• L’hôtellerie est du ressort de l’association Rêves de Gosse
  Mais l’organisation locale accueillante est concernée par le choix des hôtels, notamment du fait des incidences de ce choix sur l’organisation des transports qui sont, eux, à la charge de l’organisateur local.
• L’organisateur local peut être sollicité
• Pour la bonne connaissance des conditions locales dont il dispose, ce qui peut représenter un atout important dans la recherche d’un hébergement approprié.
• Pour une éventuelle visite exploratoire, en cas de doutes sur les conditions réelles prévalant chez un établissement sélectionné dans un premier temps. 

2/ BESOINS 

• La composition précise de la caravane du tour ne sera disponible que courant janvier.
• Les premières démarches sont entreprises dès cet automne sur la base des données des années précedentes et une actualisation en sera opérée ultérieurement. 
• En moyenne la « caravane type » moyenne (équipages engagés + organisation + animation + équipage du CASA + partenaires accompagnants.) représente 105 personnes et nécessite 81 chambres réparties en 4 catégories : Single, Twin, Double et chambre pour Personne à Mobilité́ Réduite PMR (1 chambre). 

Le nombre réel de participants varie (à la marge) chaque jour, en fonction des arrivées, des départs ou des absences du jour. 

3/ POINTS STRUCTURANTS 

3.1 LES PARTENAIRES HOTELIERS DE REVES DE GOSSE 

Nous pouvons avoir conclu un accord de partenariat avec une chaine hôtelière. De ce fait, lorsque les conditions locales le permettent, les hébergements sont prioritairement recherchés dans les établissements de cette enseigne.

3.2 LA CATEGORIE / LE CONFORT DES HOTELS

Les équipages quittent l’hôtel suffisamment tôt le matin pour assister au briefing, généralement programmé à 08.00 sur l’aérodrome. Ils devront ensuite assurer la navigation vers l’étape suivante, dans des conditions pouvant parfois se montrer délicates par médiocres conditions météo. Ils auront enfin dans l’après-midi à opérer le vol des enfants. Pour ces raisons l’hébergement doit être assuré dans des conditions de confort adaptées, tout en restant, bien entendu, compatibles avec le budget de l’association.

A cet égard, des points particuliers doivent être pris en compte, notamment :

2.1. Éviter la proximité́ d’un environnement bruyant (autoroute, ...) 

2.2. Vérifier que la (ou les) chambre pour Personne à Mobilité Réduite (PMR) soit conforme (douche à l’italienne)

2.3. S’assurer d’un accès aisé aux chambres (ascenseur).

2.4. Enfin il est impératif de s’assurer que l’heure de début du service du petit déjeuner soit compatible avec l’heure fixée par le Directeur des Vols pour le (ou les) passage(s) aux hôtels des cars de ramassage à destination de l’aérodrome. 

3.3 LE NOMBRE D’HOTELS, LEUR LOCALISATION ET LE TEMPS DE TRAJET 

Il est généralement nécessaire d’avoir recours localement à plusieurs établissements pour obtenir le nombre de chambres nécessaire. Ce fait est de nature à imposer pour le transport des équipages des circuits de desserte contraignants selon la localisation des hôtels les uns par rapport aux autres. Ce point est à considérer en prenant en compte le nombre de participants hébergé́ dans chaque hôtel. La distance et les conditions de circulation ont bien évidemment un impact direct sur le temps de trajet, aussi bien le soir du jour J mais surtout le lendemain matin. 

3.4 LES TRANSPORTS

Compte tenu de l’effectif de la caravane, il est nécessaire de prévoir deux cars pour les déplacements : 

Aérodrome > lieu du dîner

Lieu du diner > hôtel(s)

Hôtel(s) > aérodrome, le lendemain.

IMPORTANT Veillez à faire appel à un prestataire de transport qui ne soit pas déjà contractuellement lié à des missions spécifiques prioritaires (exemple : transports scolaires le matin) dans le créneau horaire de déplacement de la caravane. 

Prévoir un véhicule avec chauffeur pour assurer les déplacements des Personnes à Mobilité Réduites en fauteuil présentes dans la caravane. Les facilités offertes par le partenariat avec permettent de résoudre aisément ce point. Suzuki, partenaire de Rêves de Gosse met sur chaque étape à la disposition de l’organisation du Tour trois véhicules destinés respectivement au Président de Rêves de Gosse et à son assistance, à l’équipe de la Direction des Vols et aux organisateurs en charge de l’hôtellerie. Ces véhicules sont fournis par le concessionnaire local de la marque et doivent être réceptionnés par l’organisateur en général le matin du jour J. 

3.5 LES RELATIONS DÉJÀ EXISTANTES

Il se peut que l’organisation accueillante entretienne déjà des relations avec un ou plusieurs hôteliers locaux. Cette situation gagne à être connue dans la mesure où elle est de nature à faciliter les démarches et offrir des opportunités de négociation, voire d’obtenir des conditions tarifaires préférentielles. 

3.6 CAS PARTICULIER DE L’UNICITÉ DE LIEU 

Un seul et même établissement peut être à même d’assurer à la fois le dîner et l’hébergement de la caravane. Il s’agit là d’une situation qui présente des éléments de confort appréciables pour les membres de la caravane et des avantages indéniables en termes d’organisation des transports. Toutefois il convient d’être particulièrement attentif aux conditions proposées pour chacune des prestations, le dîner, d’une part, et l’hébergement, d’autre part. Dans le cas où une solution d’unicité de lieu est retenue, il faut bien préciser au prestataire que le dîner et l’hébergement devront faire l’objet de deux factures séparées : 

• a/ celle concernant le dîner au nom de l’organisation accueillante
• b/ celle concernant l’hébergement et le petit déjeuner au nom de l’association Rêves de Gosse. 

3.7 LE DÉTACHEMENT PRÉCURSEUR

Lorsqu’il est prévu sur une étape, ce détachement induit un besoin de chambres dès la veille du jour J. Ces équipages doivent pouvoir conserver les mêmes chambres pour la seconde nuit. Les membres du détachement précurseur sauront gré à l’organisation accueillante pour l’assistance qu’elle pourra apporter le jour de leur arrivée, notamment en matière de transport et de suggestions pour le dîner.

3.8 LES ENGAGEMENTS

Aucun engagement définitif en matière d’hôtellerie ne doit être pris sans un accord préalable de l’organisation nationale de Rêves de Gosse.